1. 手作業による業務負担が大きい

花長商店様は「事務コン」という旧式の事務ソフトを使用しており、顧客情報管理や納品書、請求書作成を手作業で行っていました。その結果、入力ミスや二重入力などの問題が発生し、作業時間が増加するだけでなく、業務の効率が低下していました。

2. リモートワークができない環境

事務コンはインターネット対応がされていないため、リモートワークが不可能でした。従業員は事務所に出社しなければ作業ができず、場所に縛られた働き方が従業員の負担となっていました。

3. 高額なシステム更新費用と保守切れ

事務コンの保守サポートが終了し、システム更新に毎年高額な費用が発生していました。また、システムトラブルが発生した際の対応も限定されており、業務が停止するリスクを抱えていました。

• 導入システム: 顧客関係管理システム（CRM）および納品書・請求書作成システム

• 導入ソリューションの詳細: SaaS型の顧客管理システム「Zoho CRM」を導入し、顧客情報の一元管理を実現しました。さらに、会計システム「Freee」との連携を行い、納品書・請求書のデジタル化および自動会計連携を実現。これにより、顧客情報と請求情報を自動で連携し、二重入力の手間を排除しました。

  また、港区の「港区中小企業ソフトウェア導入費等支援事業補助金」を活用し、導入費用を抑えた形でのシステム導入を実施。これにより、コストを最小限に抑えつつ、最新のシステムを導入できました。

• システム導入の内容: 従来の「事務コン」の機能を補完・拡張する形で、SaaS型の「Zoho CRM」を導入しました。従業員が場所に縛られることなく、リモートでも顧客情報の確認や請求書作成を行える環境を整備しました。これにより、働き方改革を推進し、リモートワークや柔軟な勤務形態を実現できるようになりました。

• 会計システムFreeeとの連携: Zoho CRMで作成した顧客データや請求情報を自動でFreeeに連携することで、会計処理の自動化を実現しました。これにより、会計業務にかかる時間を大幅に削減し、作業の正確性を向上させました。

• 補助金活用によるコスト削減: 港区の補助金を活用することで、導入費用の一部を負担する形でシステムを導入し、クライアントのコスト負担を軽減しました。これにより、長期的な視点でのコスト削減と効率化を同時に実現しました。

1. 業務時間を60%削減

手作業で行っていた顧客情報管理や請求書作成を自動化し、業務時間を60%削減しました。これにより、担当者がコア業務に集中できるようになり、生産性が向上しました。

2. 働く場所を選ばない環境整備

SaaS型システムの導入により、自宅や出張先でも顧客情報を確認・編集できるようになり、従業員の働く環境が柔軟になりました。従業員満足度が向上し、リモートワークへの対応が可能になったことは、特に若手社員からの評価が高まりました。

3. システム費用を30%削減

旧システムの保守費用や更新費用が高額だったため、SaaSシステムへの移行により年間のシステム維持費を30%削減することに成功しました。

これまで困っていて自分たちではどうしようもなかった業務を、システム導入によって解決してもらえました。大幅な業務時間削減につながり、事務作業の負担が減ったことで、本業に集中できるようになったことが何より嬉しいです。

花長商店 取締役